O processo de indexação consiste na criação de estruturas de dados associadas à parte textual dos documentos, concomitante a nomenclatura organizacional aplicada pela organização, com o objetivo de acelerar seu processo de recuperação.

Os parâmetros de indexação são definidos de maneira criteriosa. A extração é feita normalmente através de um processo de filtragem de termos relevantes, denominada extração de atributos, junto a cada departamento e/ou setor.

Devido ao acesso a grandes volumes documentais os parâmetros de indexação são considerados os elementos-chave do processo de busca de um documento seja ele físico ou eletrônico.