Serviço de Organização de Documentos e Arquivos

Quanto tempo é preciso para localizar um documento em sua empresa?

O termo organizar documentos parece ser muito simples, mas isso logo muda quando, por exemplo, se procura um documento chave para uma transação e por um descuido este foi arquivado em uma pasta incorreta. Quanto tempo você irá “perder” para localizar este documento? Ou, pior, será que você conseguirá localizá-lo?

O que é Organização de Arquivos e Documentos? E para que serve?

A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

O correto uso deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.

Com a terceirização da Organização de Arquivos e Documentos sua empresa poderá otimizar o espaço físico, por hora destinado ao acervo documental, e direcioná-lo a atividades com fins lucrativos para seu negócio.

Outro ponto a ser considerado sobre este serviço é que após análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.

A terceirização da Organização de Documentos ou Arquivos traz muitos benefícios para seu negócio. Conheça os principais:

Listamos abaixo os benefícios mais significativos da terceirização do seu acervo documental:

Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental abrangendo todos os departamentos de uma empresa.

Resposta imediata nas consultas aos documentos: através da indexação por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificação de um determinado documento, a localização e recuperação são imediatas.

Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.

Otimização do espaço físico: terceirize a organização do seu acervo, bem como a guarda do mesmo, e gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu “core business”, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física de seu acervo.

Redução de custo da administração do acervo: dentre as tarefas inerentes à organização de documentos destaca-se a manutenção e preservação do arquivo físico. Utilizar mão de obra especializada na execução destas tarefas faz toda a diferença para a eficiência do serviço.

A Organização de Documentos e Arquivos da Prado Chaves é eficaz! Saiba por que:

Na Organize, os primeiros passos em um projeto de implantação deste serviço são entender e respeitar as expectativas do cliente, aproveitando e otimizando os seus recursos. À partir disto, desenhamos o projeto com foco na ágil recuperação do documento através do arquivo físico aplicando as ferramentas de tipificação de documentos, catalogação, indexação do arquivo para consulta na web, dentre outras que permitem o total controle da custódia e tráfego documental pelos departamentos da empresa.

Tudo isto para garantir a funcionalidade do sistema de organização de tais documentos. Para o resgate de qualquer arquivo, o cliente poderá fazê-lo de três formas: solicitando o documento físico original, cópia autenticada em cartório ou envio da imagem digitalizada sob demanda.

Deixe que os profissionais da Organize elevem seus padrões de administração, organização, localização e tipificação. Nossa equipe está em constante reciclagem de conhecimento e otimização dos métodos de organização documental para proporcionar aos nossos clientes um serviço único e diferenciado.

Ao desenvolver um projeto de Organização de Documentos, segundo a particularidade e necessidade do cliente, os especialistas da Organize podem integrar outros Serviços para compor a solução. Dentre estes serviços podemos citar o de Arquivo de Documentos ou Guarda de Documentos onde o cliente terceiriza o espaço físico do seu acervo; Digitalização de Documentos para documentos que demandam acesso independente da sua frequência; BPO – Business Process Outsourcingpara terceirização de processos de negócios que envolvam check list e outras ações inerentes a um certo documento. A composição das ferramentas e tecnologias que compoem esta desta solução são definidas a partir da demanda de cada organização.

Quem pode terceirizar a Organização de Documentos e Arquivos?

Qualquer organização que tenha uma grande demanda documental precisa desta mão de obra especializada para garantir que seus documentos sejam acondicionados em recipientes adequados, catalogados corretamente, arquivados com segurança e localizados com agilidade e precisão. Destacamos abaixo alguns segmentos potenciais:

• Prontuários de RH
• Prontuários Médicos
• Prontuários de Alunos
• Propostas de Seguro
• Apólices de Seguro
• Processos Judiciais
• Contratos Corporativos
• Dossiês de Empreendimentos Imobiliários
• Processos de Pagamento
• Notas Fiscais de Fornecedores
• Guias de Impostos

Por exemplo, na Organização de Documentos da Organize o prontuário de cada funcionário, paciente ou aluno pode ser indexado e digitalizado. A documentação complementar referente a cada prontuário, por exemplo, pode ser anexada em intervalos regulares de tempo (semanalmente, mensalmente, e etc).

Para terceirizar o Serviço de Organização de Documentos e Arquivos, não importa o segmento e o tamanho da sua empresa, a Organize desenvolve projetos conforme a necessidade do seu negócio.